AjoureLifestyleRatgeberZeitmanagement optimieren: 5 Methoden für effizienteres Arbeiten

Zeitmanagement optimieren: 5 Methoden für effizienteres Arbeiten

Ob im Studium, in der Arbeit oder in der Freizeit, in manchen Phasen des Lebens gibt es schlichtweg mehr zu tun als in anderen. Um nicht den Überblick zu verlieren und sich im Chaos zu verzetteln, kannst du mit ein paar Taktiken dein Zeitmanagement optimieren. Du hast dadurch weniger Ablenkung, weniger Stress und im besten Fall mehr Freizeit.

In diesem Artikel möchten wir dir die fünf bewährtesten Tipps und Methoden mitgeben, mit denen du stressige Phasen bestreiten und viel Arbeit in möglichst kurzer Zeit schaffen kannst.

Den Tag planen und Routinen entwickeln

Tagesplanung

Der wohl wichtigste Tipp für gutes Zeitmanagement ist es, den Tag so genau wie möglich durchzuplanen und dabei allem Relevanten genug Zeit einzuräumen, um nicht in Stress und Verzweiflung zu geraten. Wir raten dir dazu, diesen Tagesplan schriftlich festzuhalten und zu versuchen, möglichst wenig davon abzuweichen.

Beginnen solltest du diese Routine bereits beim Aufstehen: Jeden Tag zur selben Uhrzeit in den Tag zu starten kann dir dabei helfen, deinen Plan einzuhalten. Versuche auf die „Schlummer-Funktion“ beim Wecker zu verzichten und direkt zum von dir festgelegten Zeitpunkt aufzustehen. Dasselbe gilt für das Schlafengehen: Gehe rechtzeitig und täglich zur selben Uhrzeit ins Bett, um genug Schlaf zu bekommen und eine Routine zu entwickeln. Dies wird dir bei deinem Zeitmanagement erheblich weiterhelfen.

Auch die Arbeitszeiten solltest du dir genau einteilen und dich an den Plan halten. Rechne dir aus, wie viele Stunden du pro Tag arbeiten musst, um rechtzeitig fertig zu werden. Im Laufe dieses Artikels werden wir dir noch einige Methoden und Techniken zeigen, an die du dich dabei halten kannst.

Plane auch deine Pausen

Dasselbe gilt übrigens für Pausen. Auch diese sollten genau geplant und getaktet sein, damit du nicht aus deiner Arbeitsroutine fällst. Versuche in den Pausen wirklich abzuschalten und etwas zu machen, das dir Freude bereitet. Das kann ein Kaffee in der Sonne, ein Telefonat mit Freunden oder ein kurzer Spaziergang sein. Das Smartphone ist nicht dein bester Freund in der Pause: In den sozialen Medien zu surfen kann dich ablenken oder stressen. Vor allem, wenn du am Computer arbeitest, solltest du deinen Augen eine Pause vom Bildschirm gönnen und nicht in das Handy starren.

Plane aden Sport wie deine Arbeit

Für viele Menschen bietet Sport den perfekten Ausgleich an langen Arbeitstagen. Setze dir auch hierfür einen genauen Zeitrahmen und Ziele, die du erreichen kannst. Höre auf deinen Körper und dein Wohlbefinden: Manche bevorzugen es, direkt nach dem Aufstehen zu Joggen oder ins Fitnessstudio zu gehen, um energiegeladen und kraftvoll in den Tag zu starten. Andere mögen es lieber sich vor dem Schlafengehen auszupowern und dann schlapp und müde ins Bett zu fallen. Für alle gilt jedoch, dass Sport dem Körper guttut und das Gehirn dabei neue Kraft tanken kann. Finde deinen Weg und versuche ihn einzuhalten.

Die Ernährung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Wir raten dir dazu, dich gesund und ausgewogen zu ernähren und dich so gut es geht an Essens- und Mahlzeiten in gesunden Abständen zu halten. Nährstoffreiche Speisen zum Frühstück und zur Mittagszeit geben deinem Körper und Gehirn Kraft, um produktiv durch den Tag zu kommen. Verzichte auf schwere, kohlenhydratreiche Kost, die dich träge und müde macht und versuche keine zuckerhaltigen Snacks außerhalb deiner geplanten Mahlzeiten zu dir zu nehmen.



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Eat the Frog: Die Frosch-Methode

Eat the Frog Zeitmanagement

Bei der Frosch-Methode, auch genannt „Eat the Frog“, handelt es sich um eine Technik, die dir den Arbeitsalltag erleichtern und dein Zeitmanagement optimieren soll.

Der Frosch, der gegessen werden muss, steht hierbei für die unangenehmste Aufgabe des Tages, die aber unbedingt erledigt werden soll. Wenn es dein Pensum zulässt, solltest du diese Aufgabe direkt zu Beginn des Tages abschließen. Du bist dann produktiv in den Tag gestartet und hast vielleicht schon vor dem Mittagessen ein großes Erfolgserlebnis, das dich stolz macht und deine To-Do-Liste um einen Punkt erleichtert. Solltest du ein Morgenmuffel sein, kannst du das „Eat the Frog“-Prinzip natürlich auch abends oder nachts anwenden.

Nun geben wir dir noch einige Tipps, die den Frosch genießbarer machen: Finde den Frosch und mach dir bewusst, was genau deine Aufgabe ist und wie lange du dafür brauchen wirst. Am besten machst du dies bereits am Vorabend, damit du ruhig schlafen und am Morgen gleich loslegen kannst. Zerteile deinen Frosch dann in schaffbare Häppchen, sodass du kleine Erfolgserlebnisse feiern und kürzere Pausen einlegen kannst. Hast du deinen Frosch zur Gänze verspeist, also deine Aufgabe(n) erledigt, raten wir dir zu einer längeren Pause, in der du deinen Erfolg feiern und etwas tun kannst, das dir richtig Spaß macht.



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60-30-60-Methode und Pomodoro-Methode

Zeitmanagement Pomodoro

Diese zwei Methoden sind sich hinsichtlich ihrer Strategie sehr ähnlich und wissenschaftlich erwiesen besonders effizient. Bei der 60-30-60-Methode stellst du eine Stoppuhr auf exakt 55 Minuten, in denen du dann konzentriert und ohne Pausen und Ablenkung arbeitest. Im Anschluss gönnst du dir 5 Minuten Pause, in denen du dich am besten kurz bewegst und dir ein leckeres, erfrischendes Getränk holst. Danach arbeitest du wieder für 55 Minuten und machst dann eine längere Pause von 30 Minuten, in der du dein Gehirn von der Arbeit ablenken und dich entspannen solltest. So kann deine Konzentration wieder aufgeladen und neue Energie getankt werden.

Die Pomodoro-Methode ist sehr ähnlich und für jene Personen entwickelt, die sich nicht so lange am Stück konzentrieren können, aber dennoch an ihrem Zeitmanagement arbeiten wollen: Hierbei arbeitest du 25 Minuten lang fokussiert und machst dann 5 Minuten Pause. Dies wiederholst du vier- bis fünfmal und legst dann eine 30-minütige Pause ein.



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Die ALPEN-Methode

Aufgabeneinteilung

Die sogenannte ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert, einem Zeitmanagement-Experten, entwickelt und gilt ebenfalls als höchst effizient. Dieses Prinzip hat nichts mit einem Gebirge zu tun, die Buchstaben stehen lediglich für die Abkürzung folgender Phasen:

A – Aufgaben niederschreiben: Mache dich mit deinen „To-Dos“ vertraut und sortiere sie.

L – Länge einschätzen: Überlege dir gut, wie lange du für welche Aufgabe brauchen wirst und schreibe diese Dauer neben die zu erledigenden Aufgaben.

P – Pufferzeit einplanen: Insbesondere bei größeren Aufgaben ist es oft schwer einzuschätzen, wie lange man dafür brauchen wird. Deshalb solltest du einen Zeitpuffer einplanen, um nicht aus dem Plan für den Tag zu fallen. Bei langwierigen Aufträgen oder Team-Angelegenheiten kannst du dir beispielsweise einen Puffer von 30 Minuten setzen.

E – Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen: Dieser Punkt ist für viele Menschen der schwierigste. Es gilt alle Aufgaben zu kennen, zu wissen, welche am wichtigsten sind und auf Basis dessen zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst und mit höchster Konzentration erledigt werden müssen. Du kannst die Aufgaben entweder durchnummerieren oder je nach Wichtigkeit eine Punktezahl vergeben. Prioritäten zu setzen ist wohl der wichtigste Punkt für ein gutes Zeitmanagement in stressigen Lebensphasen.

N – Nachkontrolle: Am Ende des Tages solltest du überprüfen welche Ziele du erreicht hast, wie produktiv du warst und was du leider nicht erledigen konntest und somit mit in den nächsten Tag nehmen musst. Mit dieser Bilanz kannst du die Alpenmethode am kommenden Arbeitstag wieder anwenden und lernen, deine Effizienz besser einzuschätzen.



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Prioritäten setzen, Prokrastination vermeiden, Produktivität steigern

Zeitmanagement Prokrastinieren

Die Methoden, die wir dir in diesem Artikel vorgestellt haben, sollen dir dabei helfen, Prioritäten zu setzen und das Prokrastinieren so gut wie möglich zu vermeiden. Wir möchten dir noch ein paar weitere Tipps mitgeben, mit denen du deine Produktivität steigern kannst.

  1. Den Weg nutzen: Nutze die Zeit, die du für den Weg zur Uni oder ins Büro brauchst. Wenn du mit dem Bus oder der Bahn zur Arbeit fährst, kannst du in dieser Zeit deinen Tagesplan erstellen, leichtere Aufgaben erledigen oder Telefonate führen.
  2. Erledige Aufgaben, die physisch nah beieinander liegen, in einem Durchgang: Dies gilt vor allem für Personen die von zuhause Arbeiten. Wir raten dir dazu, alles in einem Raum zu Erledigende direkt abzuschließen. Wenn du dir Frühstück machst, solltest du gleich die Küche auf Vordermann bringen und am Weg zur Post direkt einkaufen gehen. Somit vermeidest du unnötige Wege und kannst Zeit sparen.
  3. Deaktiviere Benachrichtigungen auf deinem privaten Smartphone: Eine neue Nachricht, ein Anruf, eine Mitteilung aus den sozialen Medien – leg dein Handy beiseite oder deaktiviere zumindest die Benachrichtigungen privater Angelegenheiten. Jedes Klingeln oder Aufploppen einer Nachricht kann dich ablenken und deine Konzentration verschlechtern.


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Fazit

Um das persönliche Zeitmanagement zu optimieren und Stress, Ablenkungen und Prokrastination zu vermeiden gibt es verschiedene Methoden, von denen du nun einige der beliebtesten kennengelernt hast. Jetzt gilt es, die verschiedenen Taktiken und Tipps auszuprobieren, um herauszufinden, welche für dich am besten funktionieren, um deine Produktivität zu steigern. Verzweifle nicht, falls die Methoden nicht sofort klappen. Es kann Tage und Wochen dauern, bis man neue Routinen und Angewohnheiten entwickelt und in den Alltag eingebaut hat. Vielleicht ist auch eine Mischung verschiedener Taktiken dein Weg für ein besseres Zeitmanagement.

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Ajouré MEN Redaktion
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