Tag strukturieren: Darum musst du deinen Tagesablauf planen!

Kennst du das? Dein Tag begann mit einem guten Kaffee, dem morgendlichen Joggen und danach gab es viele Dinge zu erledigen. Nun sitzt du gemütlich auf der Couch und kannst dich auf den Film am Abend gar nicht richtig konzentrieren, weil wieder viel zu viele Dinge unerledigt blieben, die du nun am nächsten Tag erledigen musst? Morgen musst du mehr schaffen, aber wie? Oft sind die Aufgaben gar nicht zu viele, sondern wir unterschätzen die Zeit, die wir für die Dinge brauchen. Es ist also Zeit, den Tag besser zu strukturieren. Aber wie kannst du deinen Tag so strukturieren, dass am Ende auch alle Aufgaben erledigt sind und du wirklich abends auch so richtig entspannen kannst? Wir zeigen dir, wie du deinen Tag strukturieren kannst!

Tag strukturieren – die Vorbereitung

Ehe du dich daran machst, die Aufgaben für den Tag auf eine Liste zu schreiben, braucht es ein paar Schritte davor, die zu einem großen Teil in deinem Kopf abgearbeitet werden müssen. Das klingt vielleicht ein bisschen hochgegriffen.

Aber es geht nicht nur darum, dass du deine Aufgaben im Job auflistest und abarbeitest, sondern darum, deinen ganzen Tagesablauf zu planen. Die ersten Schritte zu einem strukturierten und erfüllenden Tagesablauf sind Selbstreflexion sowie Ziele und Prioritäten festzulegen. Es gilt also, die großen Fragen zu klären: Wer bin ich, wo bin ich und wo will ich hin?

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Selbstreflexion

Du musst als erstes herausfinden, welche Ziele du dir für deinen Tagesplan setzt. Dafür musst du tief in dich hineinschauen und deinen Alltag rund dich selbst reflektieren. Was musst du ändern, um produktiver und gleichzeitig auch zufriedener zu sein? Was hindert dich gerade daran, einen gut strukturierten Tag zu haben?

Ist es das Ungleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit? Was willst du im Job, in der Freizeit, in der Familie, der Partnerschaft oder in Sachen Gesundheit erreichen? Wo stehst du dabei momentan?

Gehe dabei in dich und mach dir klar, welche Stärken und Schwächen du hast. Nimmst du dir zu viel vor? Schiebst du vor allem große Aufgaben gern vor dir her und versinkst lieber in den kleinen, schnell zu erledigenden Dingen? Vergeudest du vielleicht Zeit mit schlechten Angewohnheiten? Welches sind die Zeiten, in denen du besonders produktiv bist, wann ist dein Akku leer und du brauchst eine Pause?

Ziele festlegen

Hast du den Status Quo erfasst und deine großen Wünsche und Träume reflektiert, geht es daran, aus diesen konkrete Ziele zu machen. Im Arbeitsalltag sind die Ziele oft von anderen festgelegt. Das Konzept für die Werbekampagne muss am Tag X stehen, die Mail muss bis heute 17 Uhr raus, das Bad muss übermorgen fertig gefliest sein, damit die nachfolgenden Handwerker die Sanitärkeramik einbauen können.

Aber zu diesen einzelnen Aufgaben kommen ja noch viele andere hinzu. Die Kinder müssen von der Schule abgeholt werden, das Treffen mit den Freunden zum Bowling ist auch am Tag X und irgendwann wollte deine Freundin mit dir gemütlich shoppen gehen. Und dann ist die Karte fürs Fitnessstudio in diesem Monat auch schon wieder umsonst bezahlt, weil du es nicht geschafft hast.

Zu viel? Nein! Wenn du dir realistische Ziele schaffst, kannst du deinen Tag strukturieren und das alles unter einen Hut bringen. Schreibe deine Ziele für den Beruf, die Familie, die Freizeit und deine Gesundheit alle auf. Danach folgt das Priorisieren, denn nur so bekommst du Struktur in deinen Alltag.

Ziele priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip

Du wirst es nie schaffen, all deine Ziele in allen Lebensbereichen zu jeder Zeit gleichberechtigt zu verfolgen. So versinkst du in Chaos, überlastest dich und wirst unzufrieden und unausgeglichen. Beim Tag strukturieren ist es wichtig, dass du deine Ziele priorisierst. Im Alltag wie im Berufsleben hilft dabei das Eisenhower-Prinzip.

Zeichne dir eine Matrix mit vier Feldern auf:

Eilig und wichtig; Eilig, aber unwichtig

Nicht eilig und unwichtig; Nicht eilig, aber wichtig.

Ordne nun die Aufgaben und Ziele in diese vier Felder ein. Du siehst nun auf einen Blick, welche Aufgaben mit welcher Dringlichkeit und Wichtigkeit auf dich zukommen. Anhand dieser großen Aufteilung kannst du deinen Tagesplan erstellen.

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Tagesplan erstellen

Tagespläne helfen dir beim Tag strukturieren. Es ist wichtig, dass du dir nicht einfach nur eine lange Liste geordnet nach Prioritäten machst, sondern du musst die Aufgaben einer Tageszeit zuordnen und ihnen eine sinnvolle Reihenfolge geben. Jetzt fließt die Analyse deiner Stärken und Schwächen mit ein. Hast du vormittags viel Energie und bist am Nachmittag nicht mehr ganz so konzentriert?

Dann lege die wichtigen und eiligen Aufgaben auf den Vormittag. Telefonate und Meetings sind hervorragende Aufgaben für das Nachmittagstief. Bist du eher die Nachteule und kommst morgens nicht ganz so gut in die Gänge? Dann setze die nichteiligen, aber wichtigen Aufgaben in die erste Hälfte deines Tages.

Erstelle deinen Tagesplan nicht nur für einen einzigen Tag, sondern plane schon die Woche und den Monat. So kannst du abschätzen, welche Dinge du jeden Tag erledigen musst, welche nur ein oder zweimal pro Woche. Weißt du beispielsweise, was du in den nächsten Tagen essen möchtest, reicht ein Einkauf, bei dem du alles dafür besorgst, und du musst nicht jeden Tag nach der Arbeit noch in den Supermarkt. Du siehst: ein strukturierter Tagesablauf und eine Planung, die über die konkreten Aufgaben für einen Tag hinausgehen, kann Zeit für andere Dinge freimachen.

Schreibe dir To-Do-Listen mit konkreten Aufgaben und Zeitangaben. Schreibe auf deinen Tagesplan nicht „Versicherung anrufen“ und „Bildrecherche für Werbekampagne“, sondern: „Anruf bei der Versicherung, 20 Minuten“ und „eine Stunde Bildrecherche für 10 Bilder Werbekampagne X“. Hast du deine Ziele konkret mit Zeitaufwand notiert, ist dir bewusst, dass ein kleiner Punkt Anruf gut und gern mehr als 5 Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Setze daher die großen Aufgaben an den Anfang des Tages. Arbeite E-Mails und kleinere Dinge nach diesen großen Aufgaben ab.

Tag strukturieren – die wichtigsten Regeln

Ok, der Tagesplan steht, die langfristigen Ziele sind aufgeschrieben und nun muss alles nur noch umgesetzt werden. Denn es hilft dir nicht weiter, wenn du deinen Tagesablauf notiert hast, aber die Aufgaben von der To-Do-Liste doch immer wieder auf den nächsten Tag oder die nächste Woche geschoben werden. Beim Tag strukturiere ist es wichtig, neben der reinen Auflistung einige wichtige Punkte zu beachten.

Pausen und Puffer

Erfolgreiche Menschen arbeiten viel, aber sie arbeiten nicht permanent durch. Nimm dir Zeit für Pausen. Menschen können in der Regel nur 4 bis 5 Stunden produktiv und hoch konzentriert am Stück arbeiten, die meisten noch weniger. Arbeite nicht ohne Pause durch. Nimm dir Zeit für größere und kleinere Pausen. In der Mittagspause und beim Kaffee mit den Kollegen tankst du Kraft und kannst danach wieder produktiv arbeiten. Probiere es aus!

Außerdem ist es wichtig, dass du die Aufgaben im Tagesplan nicht zu eng setzt. Plane immer Puffer ein. Plane eine Aufgabe zum Beispiel nicht mit 30, sondern mit 35 Minuten, so freust du dich, wenn du sie in 25 Minuten geschafft und noch mehr Zeit für die nächste Aufgabe hast. Außerdem solltest du dir mindestens einen freien Zeitpuffer von 30 Minuten für den ganzen Tag fest einplanen. Diese Zeit bleibt frei für unerwartete Dinge, die nun mal im Alltag wie im Beruf passieren.

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Ablenkungen minimieren

Du kennst das: das Handy klingelt, der schnelle Blick in die Mails, ein kurzer Ausflug in den Familienchat oder ein Scrollen durch soziale Netzwerke. Vermeide diese Ablenkungen! Lege solche Dinge auf die Pausen, oder setze dafür konkret einen Punkt auf den Tagesplan. Sitzt du gerade an einer Aufgabe, holt dich jede Ablenkung aus deiner Konzentration. Wieder zurück zur Aufgabe zu kommen und fokussiert arbeiten zu können, kostet wertvolle Minuten, die dir am Ende des Tages fehlen.

Routinen entwickeln

Ein guter Schritt beim Tag strukturieren ist die Entwicklung von Routinen. Beginne den Tag mit einer Morgenroutine nur für dich. Das kann die Joggingrunde, Meditation oder die Runde mit dem Hund sein. Am Abend nimmst du dir wieder deine Zeit nur für dich. Auch über den Tag sind solche Routinen sinnvoll. Setze dir beispielsweise feste Zeitfenster, in denen du E-Mails abarbeitest.

Trennung von Arbeit und Freizeit

Arbeit ist Arbeit und Schnaps ist Schnaps. Was so lapidar klingt, ist eine wichtige Regel beim Tag strukturieren. Gerade im Homeoffice oder als Selbständiger ist es nicht so einfach, die Arbeit von der Freizeit zu trennen. Es ist aber wichtig, damit du produktiv und gesund bleibst eine gesunde Work-Life Balance zu schaffen. Setze feste Cuts zwischen Arbeit und Freizeit. Ziehe dir ab einer bestimmten Uhrzeit andere Kleidung an, fahre den Laptop wirklich herunter, gehe joggen oder fang an zu kochen. So merken dein Körper und dein Geist, dass nun die Freizeit, das Entspannen beginnt.

Beantworte in deiner Freizeit keine Mails und setze dich nicht noch schnell an eine kleine Aufgabe. Nimm dir besser die Zeit für wichtige Dinge des Alltags. Mache Sport und halte deinen Körper so fit für die nächsten Aufgaben, die erledigt werden sollen. Lies ein Buch, lerne eine Fremdsprache, schaue dir Dokumentationen über dein nächstes Urlaubsziel an. Die Beschäftigung mit deinen Projekten und Interessen neben deiner täglichen Arbeit, bringen dich ebenso voran, wie das Abarbeiten deiner To-Do-Liste. Freizeit ist keine vergeudete Zeit, wenn du sie richtig nutzt.

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