Wir zeigen dir einige Tipps, wie du deine eigene Produktivität steigern kannst. Zwar haben wir dieses Thema bereits einmal in einem anderen Artikel behandelt, hier geht es jedoch um ganz konkrete Tricks, die du ausprobieren kannst!
Der Tag hat nur 24 Stunden. Wahrscheinlich sprechen wir für so ziemlich jeden erwachsenen Menschen, wenn wir behaupten, das ist viel zu wenig. Neben der Arbeit und sonstigen Aufgaben, die du dir am Tag so vorgenommen hast, bleibt wenig Zeit, um zu entspannen oder einmal angenehme Dinge zu machen.
Achte auf deine innere Uhr
Wenn du dich selbst gut kennst, weißt du sicherlich, dass du zu bestimmten Tageszeiten produktiver bist als zu anderen. Vielleicht bist du eher der Morgenmuffel, der zu früher Stunde ein wenig braucht, um in Gang zu kommen. Oder du bist nach dem Mittagessen erst einmal müde und hängst im Mittagstief.
Zu bestimmten Zeiten ist es einfach schwieriger, sich zu konzentrieren, es passieren vermehrt Fehler und alles dauert irgendwie länger. Versuche, herauszufinden, wann deine „Fokuszeit“ beginnt und die Aufgaben, die viel Konzentration und Fleiß erfordern, möglichst in diese Zeit zu legen.
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Vermeide Multitasking und setze Prioritäten
Man sollte meinen, Multitasking ist genau die richtige Lösung, wenn viele Aufgaben dringend sind und schnell bearbeitet werden müssen. Es ist schon richtig, dass eine Optimierung der Abläufe hilfreich ist. Manche Aufgaben lassen sich miteinander kombinieren, um Wartezeiten oder Laufwege zu vermeiden.
Dies ist sinnvoll, aber in diesem Fall nicht mit Multitasking gemeint. Gemeint ist, dass du beabsichtigt mehrere Aufgaben beginnst, verschachtelt und sozusagen „gleichzeitig“ abarbeitest.
Tatsächlich ist es so, dass wenn du mehrere Tätigkeiten gleichzeitig machst, zwar gefühlt mehr geschafft wird. Da der Mensch sich aber immer nur auf eine Sache wirklich konzentrieren kann, dauert dann doch alles länger und es kann vermehrt zu Fehlern kommen.
Auch wenn es schwerfällt: Bringe zuerst eine Aufgabe sorgfältig zu Ende und fange dann eine neue an. Auch wenn alles eilt, setze klare Prioritäten!
Produktivität steigern durch Zeitmanagement-Strategien
Wenn du dazu neigst, unliebsame Aufgaben aufzuschieben, kannst du am besten durch Zeitmanagement-Strategien deine Produktivität steigern. Diese werden vor allem von Managern erfolgreich angewandt. Probiere folgende Möglichkeiten einmal aus:
Das Pareto-Prinzip
Dieses Prinzip ist auch bekannt als 80/20-Regel. Für 80 Prozent deiner Arbeit solltest du 20 Prozent deiner Zeit aufwenden. Wie erreicht man das? Indem du mit den Aufgaben anfängst, die am wenigsten Zeit kosten.
Am Ende hast du mehr erledigt und kannst viele Vorhaben von deiner Liste streichen. Auch wenn du vielleicht nicht alles erledigt hast, hast du viel geschafft und ein gutes Gefühl. Das motiviert ungemein, dann auch die zeitintensiveren Aufgaben anzugehen.
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Die 2-Minuten-Regel
Verwandt und gut zu kombinieren mit dem Pareto-Prinzip ist die 2-Minuten-Regel. Mache alles, was du innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, sofort. Kurz auf eine E-Mail antworten? Schnell etwas holen? Wenn du so vorgehst, häufen sich Kleinigkeiten gar nicht erst an.
Die Pomodoro-Technik
Vielleicht hast du von dieser bei Managern beliebten Pomodoro-Technik zum Produktivität steigern schon einmal am Rande gehört. Der Name „Pomodoro“ kommt vom italienischen Wort für „Tomate“. Dort haben Eieruhren traditionell die Form von Tomaten und genau darum geht es: Stelle eine Eieruhr. Stell den Timer auf 25 Minuten und fang mit der Arbeit an.
Sobald die Zeit abgelaufen ist, mache eine kurze Pause. Bewege dich am besten ein bisschen und gehe zum Beispiel einen Kaffee holen. Optimalerweise wiederholst du die Intervalle von 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause 4 Mal. Nach der vierten Arbeitsphase machst du eine längere Pause von etwa einer halben Stunde.
GTD – Getting Things Done
Diese Methode zum Produktivität steigern ist eigentlich nicht neu: Du schreibst alle Aufgaben, die du zu erledigen hast, auf eine Liste und organisierst sie schon einmal schriftlich. Das entlastet den Kopf und du kannst alles in Ruhe abarbeiten. Besonders hilfreich sind Aufgabenmanagement-Tools oder Apps für das Handy.
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Eat the Frog
Mark Twain hat einmal gesagt: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich morgens früh“. Worauf hast du am wenigsten Lust? Die unliebsamste Aufgabe zuerst zu erledigen ist in jedem Fall besser, als sie den ganzen Tag vor sich herzuschieben – das ist ein echter Motivationskiller. Wenn du nervigsten Tätigkeiten erledigt sind, geht der Rest leicht von der Hand.
Verringere unnötigen Aufwand
Egal, welchen Beruf du ausübst, es gibt immer überall auch Arbeitsabläufe, die optimiert werden können. Überlege dir einmal, welche Schritte unnötig sind oder so verändert werden können, dass die Gesamtaufgabe schneller erledigt ist.
Dazu kannst du dich auch mit deinen Kollegen oder deinem Chef zusammensetzen, Brainstorming betreiben und schriftlich alle Aufgaben durchgehen. Das gleiche gilt auch im privaten Rahmen: Was kannst du für dich verbessern und verschnellern?
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Nutze Ruhephasen effektiv aus
Produktivität steigern durch pausenlos produktiv sein? Klingt eigentlich sinnvoll, aber du bist keine Maschine. Du bist motivierter und ausgeglichener, wenn du dir in deiner Freizeit viel Ruhe gönnst. Es ist aber nicht die Menge an freier Zeit, die einen Unterschied macht, sondern die Qualität.
Erwischst du dich dabei, wie du in deiner Freizeit herumliegst und auf dem Smartphone herumscrollst? Entspannend ist das meistens nicht wirklich. Überlege dir stattdessen, was du in deiner freien Zeit am liebsten tust. Was bereitet dir wirklich Freude und schafft einen Ausgleich? Das kann für jeden von uns etwas anderes sein.
Für den einen ist es eine abendliche Runde joggen in der Natur, für den anderen ein durchgezockter Abend an der Konsole oder am PC. Oder du lädst Freunde ein, sorgst für leckere Snacks und ihr schaut euch zusammen ein Fußballspiel an.
Fazit
Produktivität steigern ist gar nicht so schwer, wenn du die optimale Möglichkeit für dich gefunden hast. Einige Methoden funktionieren vielleicht besser, andere Methoden sind vielleicht nichts für dich persönlich. Probiere ein paar der Zeitmanagement-Strategien aus und finde deine Fokuszeit. Vermeide Multitasking und plane deine Abläufe um – auch zusammen mit deinen Kollegen. Schaffe dir einen qualitativ wertvollen Ausgleich in deiner Freizeit, um im Alltag motiviert und frisch zu bleiben. Das sorgt insgesamt für eine verbesserte Work-Life-Balance und mehr Lebensfreude.
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