Digitale Organisation auf dem PC: Tipps zur effizienten Verwaltung von Dateien und Ordnern auf deinem Computer

Kennst du auch jemand, der sämtliche Dateien und Ordner auf dem PC-Desktop aufbewahrt? Wie man auf diesem PC jemals etwas finden soll, ist eine gute Frage. Digitale Organisation geht jedenfalls anders. Oftmals ist es schlichtweg Unkenntnis über das Wie, wenn Menschen sich nicht um eine stimmige digitale Organisation kümmern. Mit der Zeit haben sich mehr Dateien angesammelt, als anfangs absehbar war.

Während die meisten Menschen ihre Wohnung aufgeräumt halten und auf ihrem Schreibtisch jedes Chaos vermeiden, weil es sie ablenkt, sieht es bei PCs, Notebooks oder Smartphones oft anders aus. Digitale Organisation ist jedoch nicht nur im Büroalltag hilfreich. Sie nützt dir auch im Privatleben. Ein hoher Grad an Organisiertheit erspart dir nämlich viel Zeit beim Suchen bestimmter Dateien oder Fotos.

Ob auf dem Smartphone-Display oder dem Notebook-Desktop: Ordnung ist tatsächlich das halbe Leben – insbesondere, weil wir heutzutage Zeit einen Großteil unserer Lebenszeit mit solchen Geräten verbringen. Auch das Berufsleben findet heutzutage weitgehend am PC statt. Spätestens, wenn du eine wichtige Datei im PC eines erkrankten Kollegen suchen musst, lernst du den Wert digitaler Organisation zu schätzen.

Digitale Organisation – Punkt für Punkt

Wer zu lange ein Notebook genutzt hat, ohne auf irgendeine nachvollziehbare Ordnung zu achten, wird es schwer haben, nachträglich irgendein System zu etablieren. Die bessere Lösung ist es, von Anfang an für jedes neue Gerät ein Ordnungssystem zu überlegen und dieses dann konsequent umzusetzen. Tipps, wie du mit wenig Mühe eine sinnvolle digitale Organisation erreichen kannst, folgen nun. Je eher du anfängst, dir ein hilfreiches Ordnungssystem zu überlegen, desto besser.

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1. Erstelle eine sinnvolle Ordnerstruktur

Die digitale Organisation beginnt dabei, eine überschaubare Anzahl an Dateiordnern zu allen wichtigen Oberthemen anzulegen. Du kannst diesen Haupt-Ordnern zu relevanten Großthemen durch mehrere Unterordner eine sinnvolle Struktur verleihen. Zu viele Hauptthemen sind kontraproduktiv.

Zu viele Unterebenen solltest du jedoch auch nicht anlegen. Jeder Hauptordner sollte lediglich eine überschaubare Zahl an Unterordnern enthalten. Jeder Unterordner sollte ebenfalls nur eine gewisse Anzahl weitere Unterordner enthalten. Somit sind bereits drei Ordner-Ebenen existent – und das genügt in der Regel auch. Berufliche und private Dateien solltest du von Anfang an strikt trennen.

Benenne die übergeordneten Ordner mit prägnanten und kurzen Begriffen. Ordner auf den untergeordneten Ebenen können präzisere Bezeichnungen enthalten. Fotos und Bilder kannst du nach Jahren in entsprechend bezeichneten Ordnern einsortieren. So finden sie sich leichter wieder. Eine zu starke Verschachtelung der Unterordner in diverse weitere Unterordner solltest du hingegen vermeiden.

Falls jemals Angehörige oder Kollegen auf deinem Notebook etwas suchen müssen, sollte die angelegte Struktur sich ihnen sofort erschließen. Klare Ordnerbezeichnungen für Ordner und Dateien sind daher zwingend. Der Nutzen dieses Tipps erschließt sich spätestens, wenn du selbst eine ältere Datei nicht finden kannst. In diesem Fall kannst du die Bezeichnung derselben in der Suchfunktion eingeben und die Suche damit erfolgreich beenden.

In den seltensten Fällen gelingt die Suche jedoch, wenn du die automatisch vergebenen Dateinamen beibehältst. Fotos werden dann nämlich unter einer Ziffernfolge abgespeichert, die man sich unmöglich merken kann. Zudem kommt es bei Hunderten von gespeicherten Fotos zu Ziffern-Doppelungen. Eine Serie von Fotos vom selben Event kannst du sinnvoll unter Firmenevent Jubiläum 1, Firmenevent Jubiläum 2 und so weiter einordnen.

2. Bereinige alle Daten und vermeide Doppelungen

Häufig werden Dateien mehrfach abgespeichert. Ob das auf Absicht beruht oder ein Versehen ist, spielt keine Rolle. Hinter einer absichtlichen Datei-Doppelung kann das Bedürfnis nach der Sicherung wichtiger Daten stehen. Doppelte Dateien verbrauchen allerdings viel Speichervolumen. Daher solltest du Datei-Duplikate vermeiden.

Zum Auffinden solcher Datei-Duplikate gibt es spezielle Software-Programme. Kostenlos wäre beispielsweise der „Auslogics Duplicate File Finder“. Wichtige Dateien solltest du lieber regelmäßig auf einem entsprechend beschrifteten Stick, in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte sichern.

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3. Suchfunktion für die Nutzung anpassen

Beim Sortieren von Daten auf einem Notebook kann die Suchfunktion hilfreich sein. Wenn du eine spezielle Datei suchen musst, solltest du sie auch schnell finden können. Um die automatische Suche nutzen zu können, müssen sämtliche Dateien durch dein Betriebssystem indiziert worden sein.

Besser ist es daher, die Suchfunktion bedürfnisgerecht anzupassen. Erstens kannst du dich dann auf die Indizierung bestimmte Ordner beschränken. Zweitens beschleunigst du die Datei-Suche damit. Nun kannst du die Suche auf den Ordner beschränken, in welchem du die gesuchte Datei hinterlegt hast.

4. Ohne regelmäßiges Backup geht gar nichts

Alle wichtigen Dateien solltest du regelmäßig sichern. Falls ein Virus, ein Trojaner, ein Problem mit dem Betriebssystem oder ein fehlgeschlagenes Software-Update deinen PC lahmlegen, sind alle wichtigen Daten per Backup rekonstruierbar. Das Backup kannst du auf

• einem oder mehreren Sticks
• einer externen Cloud
• einer zweiten im PC verbauten Festplatte
• einer externen Festplatte
• oder einem anderen Endgerät sichern

Als Cloud-Anbieter kommen beispielsweise Google, Apple oder Dropbox infrage. Auch dort kannst du selbst entscheiden, welche Dateistruktur du anlegen und welche Ordner du dort sichern möchtest.

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5. Der Umgang mit Tags, Verknüpfungen oder Backups

Die meistverwendeten Ordner kannst du mit einem Icon verknüpfen und auf dem Desktop ablegen. So hast du einen schnelleren Zugriff darauf. Häufig genutzte Ordner kannst du zudem mit sogenannten Tags markieren. Dabei handelt es sich um Schlagworte, die den Ordnerinhalt oder den Datei-Inhalt beschreiben. Tags vereinfachen die Suche nach bestimmten Dateien.

Die Suchfunktion zu nutzen, statt alles selbst zu durchforsten, spart Zeit und ist effizienter. Nicht nur die Ordner, sondern auch das Backup benötigen regelmäßige Checks. Manche Dateien veralten und werden durch andere Versionen ersetzt. Die alten Dateien werden aber nie gelöscht. Deshalb solltest du auch regelmäßig alle Ordner auf Aktualität und Nutzwert checken.

Alle auf dem PC abgelegten Ordner alle paar Monate zu durchforsten, dabei gegebenenfalls Unterordner bedürfnisgerecht zu verschieben, Inhalte zu straffen und veraltete Dateien zu löschen, schafft Platz. Überlege, ob du alle Daten deines Notebooks mit anderen Geräten synchronisieren möchtest, um von jedem Ort darauf zugreifen zu können.

6. Organisatorische Vereinheitlichung macht Sinn

Wenn du mit mehreren Kollegen zusammenarbeitest und zeitweise deren Vertretung übernehmen musst, erleichtert eine gemeinsame Absprache über die Datei-Organisation die Arbeit erheblich.

Wenn alle die Ordnerablage gleichermaßen organisieren, kann jeder auf dem PC des Kollegen alles finden, woran dieser arbeitet. Eine zentrale Datensicherung und gemeinsam genutzte Ablagesysteme für Daten auf Clouds oder betriebseigenen Servern zahlen sich aus. Das Ergebnis solcher Bemühungen ist effizienteres Arbeiten und ein schneller Überblick über das, was gerade anliegt.

Nicht immer kann ein Kollege seine Arbeit ordnungsgemäß übergeben. Falls er plötzlich erkrankt, stehen alle Vertreter auf dem Schlauch, wenn sie es mit einer chaotischen Dateiverwaltung zu tun bekommen. Eine durchdachte Ordnerstruktur ist auch nach Jahren noch relevant. Digitale Organisation lohnt sich also.

Wer daran gedacht hat, in seine Dateibezeichnungen auch Projekt- oder Kundennummern einzubauen, beendet das organisatorische Chaos. Selbst wenn alle Kollegen, die als Vertretungen einspringen können, identisch organisiert sind, bleiben immer noch ausreichend viele Fehler-Teufelchen erhalten.

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Fazit

Digitale Daten in einer durchdachten Ordnerstruktur zu organisieren, erleichtert den Alltag. Statt langer Suche ist schnelles Finden möglich. Gegebenenfalls solltest du zunächst eine Bedarfsanalyse erstellen. Damit kannst du Ober- und Unterthemen für die Ordnerstruktur bedarfsgerecht festgelegen.

Dieses Ordnungssystem wächst gegebenenfalls mit. Es sollte aber nicht ausufern. Stattdessen solltest du alle Ordner mindestens einmal im Jahr überprüfen und aktualisieren. Gegebenenfalls kannst du so thematische oder systematische Anpassungen vornehmen.

Ein Backup ist das A und O deiner digitalen Organisation und dient der Datensicherung. Mit einer Synchronisation auf einem Cloudserver sorgst du für schnellen Zugriff von sämtlichen Endgeräten.

 

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