Office Sharing ist die Zukunft des Büroalltags – das sagen nicht nur Experten. Aber was ist Office Sharing eigentlich und welche Vorteile hat das für Unternehmen oder auch für dich als Selbständiger oder Start-up Gründer? In diesem Artikel erfährst du Wichtiges zu diesem Thema und erhältst einige Hinweise, worauf du in der Praxis achten solltest.
Office Sharing – die Alternative zum herkömmlichen Büro
Herkömmliche Büromietmodelle sind für viele Unternehmen teuer und aufwendig, besonders für kleinere Unternehmen lohnen sich diese daher nicht wirklich. Office Sharing ist deshalb eine gute Alternative, bei der Unternehmen ihre Büroräume mit anderen Unternehmen teilen. Es hat viele Vorteile und erklärt, warum das Modell sich einer stetigen Zufriedenheit erfreut.
Die Vorteile von Office Sharing
Es gibt viele Vorteile, die mit den Teilen eines Büros verbunden sind. Zum Beispiel:
- Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen Geld, da sie nur für einen Teil des Raumes bezahlen müssen.
- Flexibilität: Office-Sharing ermöglicht es dir, flexibler zu sein und Büroräume für gewisse Zeitspannen zu mieten.
- Netzwerkeffekte: Wenn du dir ein Büro mit anderen Unternehmen teilst, hast du die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und von den Erfahrungen anderer zu lernen.
- Produktivitätssteigerung: Viele Menschen arbeiten effektiver, wenn sie von anderen Menschen umgeben sind. Das Modell ermöglicht es dir, in einer produktiven Umgebung zu arbeiten und von den Ideen anderer zu profitieren.
Worauf müssen Unternehmen achten?
Allerdings sollten Unternehmen einige Punkte beachten, bevor sie sich für Office Sharing entscheiden.
Zunächst einmal ist es wichtig, dass ein Unternehmen genau weiß, welche Räumlichkeiten es benötigt. Denn je nachdem, wie groß es ist und wie viele Mitarbeiter es hat, wird es mehr oder weniger Platz in Anspruch nehmen. Skalierungen sind in einem Shared-Office oftmals nicht einfach. Dazu gehört auch die Überlegung, ob ein Unternehmen bestimmte Räume (wie Konferenzräume) unbedingt selbst nutzen möchte oder ob es diese auch gemeinsam mit anderen teilen kann.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Frage der Infrastruktur, wie etwa Internet- und Telefonanschlüsse. Je nach Tätigkeit werden unterschiedliche Anschlüsse benötigt und müssen entsprechend vorhanden sein. Wenn es um die IT-Infrastruktur geht, können Drucker etwa gemeinsam genutzt werden oder aber das Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern separate Geräte zur Verfügung. Hier ist auch unbedingt das Thema Datenschutz zu beachten!
Hierbei kann auch eine Zutrittskontrolle hilfreich sein, damit Unbefugte keinen Zutritt zu Bereichen mit sensiblen Daten erhalten. Aber auch für die Sicherheit spielt es eine wichtige Rolle. In einem Gemeinschaftsbüro ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten, wer ein- und ausgeht. Ein elektronisches System hingegen erlaubt den Zutritt nur für berechtigte Mitarbeiter der Firmen.
Aber auch die organisatorische Infrastruktur kann in diesem Zuge betrachtet werden. So sollte ebenfalls überlegt werden, welche Abläufe digitalisiert und automatisiert werden können – denn viele Prozesse in Büros sind nach wie vor sehr papierlastig.
Fazit – ein Büromodell mit Zukunft
Office Sharing ist ein Büromodell, das viele Vorteile bietet. Es ist kostengünstig, flexibel und bietet Möglichkeiten zum Netzwerken. All diese Faktoren machen es zu einem attraktiven Modell für Unternehmen aller Größen, solange du die genannten Faktoren beachten.
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