Kommunikationstechniken: So bringst du deine Message richtig rüber!

Du möchtest, dass dein Gegenüber dich richtig versteht? Dann ist es wichtig, klar und ohne Missverständnisse zu kommunizieren. Wenn du verschiedene Kommunikationstechniken kennst, dann meisterst du auch schwierige Gespräche. Du erfährst nachfolgend, welche einfachen, fortgeschrittenen sowie professionellen Kommunikationstechniken es gibt und wie du diese gezielt einsetzen kannst.

Simpel kommunizieren mit dem Sender-Empfänger-Modell

Das Sender-Empfänger-Modell gehört zu den einfachen Kommunikationstechniken und wurde von den Mathematikern Warren Weaver und Claude E. Shannon kreiert. Das binäre System beschreibt den Informationsaustausch zwischen einem Sender und einem Empfänger.

Wenn das Modell auf die Kommunikation zweier Menschen bezogen wird, dann ist eine Person der Sender und die andere Person ist der Empfänger. Der Sender teilt dem Empfänger eine Nachricht mit und sendet ein Signal aus. Das Signal ist als codierte Botschaft zu verstehen und kann technisch (E-Mail), per Sprache oder Körpersprache ausgesendet werden.

Das codierte Signal enthält die Nachricht und der Empfänger muss den Inhalt decodieren. Das Sender-Empfänger-Modell ist ein Kreislauf, denn die decodierte Nachricht erzeugt eine Reaktion beim Empfänger. Der Empfänger wird zum Sender und der vorherige Sender wird zum Empfänger der Reaktion. Ob die Verständigung störungsfrei funktioniert, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wenn potenziell störende Faktoren vor dem Senden einer Botschaft eliminiert werden, dann bietet das Sender-Empfänger-Modell eine einfache Kommunikationsmöglichkeit. Der Empfang sowie die Decodierung der Sendernachricht können aus technischen, kulturellen oder sprachlichen Gründen gestört sein.

Eine technische Störung ist vorhanden, wenn ein Gespräch zu leise geführt wird oder eine E-Mail nicht ankommt. Kulturelle und sprachliche Störfaktoren können durch unterschiedliche Körpersignale sowie Landessprachen auftreten.

Beispiel Sender-Empfänger-Modell: Du teilst deinem Arbeitgeber einen Urlaubswunsch mit. Du bist der Sender und dein Arbeitgeber ist der Empfänger. Vergewissere dich, dass du eine Kommunikationsform wählst, die sicher ankommt.

Damit dein Arbeitgeber die Botschaft versteht, solltest du deine Nachricht genau formulieren und den gewünschten Urlaubszeitraum angeben. Dein Arbeitgeber decodiert die Nachricht und reagiert auf deinen Urlaubswunsch. Durch die Reaktion wirst du zum Empfänger und dein Arbeitgeber zum Sender.

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Offene Fragen schaffen Klarheit

Offene Fragen zu stellen, ist eine bewährte Kommunikationstechnik, um ein Gespräch zu beginnen. Egal, ob es sich um ein privates oder ein berufliches Gespräch handelt, mit sogenannten W-Fragen werden einsilbige Antworten vermieden. Die offenen Fragen erfordern ein aktives Zuhören des Gesprächspartners und gehören zu den Kommunikationstechniken, die Vertrauen schaffen und eine fruchtbare Kommunikation fördern.

Beispiele W-Fragen: Die Fragen tragen in beruflichen Gesprächen dazu bei, die Wünsche des Kunden oder des Bewerbers kennenzulernen. „Was sind Ihre Ziele?“ oder „Was versprechen Sie sich von der Zukunft?“ sind beliebte Fragen in Bewerbungs- und Kundengesprächen. Der Fragesteller lernt sein Gegenüber besser kennen und trifft durch die Antworten die richtigen Entscheidungen.

Fortgeschrittene Kommunikation mit dem Vier-Seiten-Modell

Das Vier-Seiten-Modell wird auch als Nachrichtenquadrat oder Vier-Ohren-Modell bezeichnet. Bei dieser Kommunikationsvariante wird das binäre Sender-Empfänger-Modell erweitert. Friedemann Schulz von Thun hat das Nachrichtenquadrat entwickelt und die zwischenmenschlichen Töne einer Kommunikation einbezogen.

Der Psychologe beschreibt in seinem Modell vier wesentliche Ebenen. Zum Nachrichtenquadrat gehören die Informationsebene (Sachebene), die Selbstkundgabe (Senderoffenbarung), die Beziehung zwischen Sender sowie Empfänger (Beziehungsebene) und der sogenannte Appell (Appellebene).

Der Sender teilt auf der Sachebene seine Information mit und gibt mit der Information auch etwas von sich selbst preis. Die Beziehungsebene spielt für die erfolgreiche Übermittlung einer Botschaft ebenfalls eine Rolle.

In einer Geschäftsbeziehung werden Botschaften weitestgehend emotionslos sowie mit anderen Gesten und Formulierungen übermittelt als in einer Privatbeziehung. Der Appell der Botschaft gibt an, welchen Einfluss der Sender auf den Empfänger ausüben möchte. Ein Appell kann eine Anweisung, einen Ratschlag oder einen Wunsch beinhalten.

Beispiel Vier-Seiten-Modell: Ein Arbeitgeber bittet einen Angestellten, die gewünschte Urlaubszeit anzugeben. Die Nachricht, die der Angestellte dem Arbeitgeber mitteilt, enthält keinen konkreten Zeitraum.

Der Arbeitgeber fragt daraufhin, ob der Angestellte im gleichen Zeitraum wie letztes Jahr Urlaub nehmen möchte. Diese Frage beinhaltet den fehlenden Urlaubszeitraum als Sachebene. Der Appell des Arbeitgebers ist klar, denn dieser möchte den genauen Urlaubszeitraum wissen.

Der Arbeitgeber fragt höflich nach der Urlaubszeit. Das weist auf eine offene und vertrauensvolle Beziehungsebene hin. Die Frage beinhaltet die Kenntnis des vorherigen Urlaubszeitraumes. Der Arbeitgeber offenbart von sich selbst, dass er aufmerksam ist und auf den Urlaubsbedarf des Angestellten achtet.

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Zirkuläre Fragen als fortgeschrittene Kommunikationstechnik

Die Kommunikationstechnik der zirkulären Fragen sorgt für einen Perspektivwechsel. Durch eine zirkuläre Frage muss sich der Frageempfänger in eine andere Person hineinversetzen und eine andere Perspektive einnehmen.

Diese Kommunikationsmethode wird benutzt, um Teamarbeit verständlicher zu machen oder schwierige Situationen zu lösen. Wenn du versuchen möchtest, Konflikte auf der Arbeit zu lösen, dann kann diese Technik helfen.

Beispiel zirkuläre Fragen: In der Arbeitswelt werden zirkuläre Fragen zur Problemlösung und auch zur Teambildung genutzt. Du kannst diese Fragetechnik auch bei dir selbst anwenden, wenn du einen Konflikt mit einem Teampartner hast. Frage dich, wie dein Partner diesen Konflikt beschreiben würde und versuche das Problem aus seiner Perspektive zu sehen.

Schwierige Kommunikation mit einem Eisberg meistern

Die Eisberg-Theorie stützt sich auf die Erkenntnisse des Unterbewussten von Sigmund Freud und auf die 80-zu-20-Regel (Pareto-Effekt). Ein Eisberg ragt nur zu einem kleinen Teil aus dem Wasser. Der größere Bereich des Eisbergs ist nicht sichtbar. Das Eisberg-Modell geht davon aus, dass nur ungefähr 20 Prozent eines Gespräches verbal und über die Sachebene stattfinden.

Der größere Gesprächsteil (80 Prozent) wird über den Tonfall sowie non-verbal mit Mimik und Gestik kommuniziert. Die Kommunikation zwischen zwei Menschen hat eine unsichtbare Beziehungsebene. Dieser unsichtbare Teil enthält neben Gefühlen auch Wertvorstellungen sowie Antriebe und wird in eine vorbewusste Ebene (Charaktermerkmale, Erfahrungen) und eine unbewusste Ebene (Traumata, Instinkte) unterteilt. Das Eisberg-Modell beschreibt, dass Konflikte durch Störungen zwischen Beziehungs- und Sachebene entstehen.

Beispiel Eisberg-Modell: Ein Mitarbeiter sagt dir, um welche Uhrzeit ein Teammeeting stattfindet. Wenn zwischen dem Mitarbeiter und dir keine Störung auf Beziehungs- oder Sachebene vorliegt, dann wirst du die Mitteilung neutral oder positiv zur Kenntnis nehmen.

Siehst du die Mitteilung negativ und fühlst dich eventuell bevormundet, dann liegt eine Störung vor. Missverständnisse können durch einfache Rückfragen auf der Sachebene ausgeräumt werden. Störungen auf Beziehungsebene sind komplizierter zu lösen.

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Feedback geben und Kritik annehmen

Kommunikationstechniken beinhalten auch kritisches Feedback. Für eine erfolgreiche Teamarbeit sind kritische Rückmeldungen wichtig. Wenn die Methode „Feedback geben“ nach strengen Kriterien erfolgt, dann kann Kritik angenommen und in eine positive Handlungsweise umgewandelt werden.

Beispiel Feedback geben: Ein Teammitglied erhält in einer Teamsitzung eine kritische Rückmeldung. Dem Teammitglied muss eine Antwortmöglichkeit gegeben werden. Das Teammitglied sollte mitteilen dürfen, wie es die Rückmeldung empfunden hat. Es ist ratsam, dass Kommunikationstechniken, die kritisches Feedback beinhalten, moderiert werden.

Kommunikationstechniken – Fazit

Klare Kommunikation ist in beruflichen und privaten Gesprächen wichtig. Wenn du Gesprächsmittel wie W-Fragen oder das Sender-Empfänger-Modell nutzt, dann kannst du einfache Botschaften richtig kommunizieren. Bei komplizierten Gesprächen solltest du auf fortgeschrittene oder professionelle Kommunikationstechniken setzen.

 

Bilder: Thurstan Hinrichsen/peopleimages.com